Könyvelő és pénzügyi vezető egyben? Így támogatja a könyvelés a vezetői döntéseket

Könyvelő és pénzügyi vezető egyben? Egyre több kis- és középvállalkozás ismeri fel, hogy a könyvelés sokkal többet jelenthet, mint a számlák rögzítését és a kötelező adóbevallások elkészítését. Ha a könyvelési adatokból érthető, naprakész és könnyen értelmezhető kimutatások készülnek, a könyvelés a cégvezető egyik legfontosabb döntéstámogató eszközévé válik. Éppen ezért a „Könyvelő és pénzügyi vezető egyben? Így támogatja a könyvelés a vezetői döntéseket” nem csupán egy figyelemfelkeltő cím, hanem egy olyan szemléletet mutat be, amely ma már egy sikeresen működő KKV számára is komoly versenyelőnyt jelenthet.

Sokan úgy gondolják, hogy pénzügyi vezetőre csak a nagyvállalatoknak van szükségük, hiszen egy kisebb cég nem engedheti meg magának egy külön szakember alkalmazását. A valóság azonban az, hogy egy megfelelő szemlélettel dolgozó külső könyvelőiroda számos olyan feladatot képes ellátni, amelyet nagyobb vállalatoknál a pénzügyi vezető vagy a kontrolling osztály végez. A különbség sokszor nem a rendelkezésre álló adatokban van, hanem abban, hogy ezekből készülnek-e olyan kimutatások és elemzések, amelyek valóban segítik a cégvezetőt a napi és stratégiai döntések meghozatalában.

A könyvelés nem csak kötelező adminisztráció

Sok vállalkozó számára a könyvelés elsősorban egy kötelező feladat. Elküldi a számlákat, a könyvelő elkészíti a bevallásokat, jelzi az adófizetési kötelezettségeket, majd minden kezdődik elölről a következő hónapban.

Ez természetesen a könyvelés egyik alapfeladata, de ennél jóval többre is képes.

Minden egyes számla, banki tranzakció, költség vagy bevétel olyan adat, amelyből pontos képet lehet alkotni egy vállalkozás működéséről. Ha ezeket az adatokat megfelelően rendszerezik és elemzik, akkor nem csupán azt lehet megmondani, hogy mi történt az előző hónapban, hanem azt is, hogy milyen irányba halad a vállalkozás, hol vannak a legnagyobb kockázatok és milyen lehetőségek állnak a cég előtt.

A modern könyvelés célja nem csupán a múlt dokumentálása, hanem a jövő támogatása is.

Mi a különbség egy hagyományos könyvelő és egy vezetői szemléletű könyvelő között?

A hagyományos könyvelés elsősorban a jogszabályi megfelelésre koncentrál.

Feladata többek között:

• a számlák könyvelése,
• a banki tranzakciók feldolgozása,
• a bevallások elkészítése,
• az éves beszámoló összeállítása,
• az adófizetési kötelezettségek kiszámítása.

Ez természetesen nélkülözhetetlen, de a cégvezető számára önmagában kevés információt jelent.

Egy vezetői szemléletű könyvelő ezzel szemben arra is választ ad, hogy:

• Mennyire nyereséges a vállalkozás valójában?
• Mely szolgáltatások hozzák a legtöbb profitot?
• Mely ügyfelek termelik a legnagyobb bevételt?
• Hol emelkednek indokolatlanul a költségek?
• Mekkora pénzügyi tartalék áll rendelkezésre?
• Mikor várható nagyobb adófizetés?
• Belefér-e egy új munkatárs felvétele?
• Megengedhető-e egy új beruházás?
• Mikor érdemes fejleszteni vagy bővíteni?

A könyvelési adatok tehát ugyanazok, de a feldolgozásuk teljesen más célt szolgál.

Miért fontosak a vezetői kimutatások?

Egy cégvezető naponta hoz döntéseket. Ezek közül sok közvetlenül befolyásolja a vállalkozás eredményességét.

Például:

• új munkavállaló felvétele,
• fizetésemelés,
• áremelés,
• beruházás,
• hitelfelvétel,
• új telephely nyitása,
• marketingkampány indítása,
• új szolgáltatás bevezetése,
• készletfeltöltés.

Ha ezekhez a döntésekhez kizárólag a bankszámla aktuális egyenlege áll rendelkezésre, az komoly kockázatot jelenthet.

A bankszámlán lévő pénz ugyanis nem mutatja meg:

• a közelgő adófizetési kötelezettségeket,
• a még ki nem fizetett számlákat,
• a várható béreket,
• a lejárt követeléseket,
• a várható pénzforgalmat,
• a tényleges nyereséget.

A vezetői riportok viszont pontosan ezekre adnak választ.

Milyen kimutatások segíthetik egy KKV vezetőjét?

A könyvelési adatokból számos olyan riport készíthető, amely valódi segítséget jelenthet.

Ilyen lehet például:

Havi eredménykimutatás

Megmutatja, hogyan alakult a vállalkozás bevétele és költsége, illetve mennyi nyereséget termelt az adott időszakban.

Bevételi elemzés

Segít megérteni:

• mely ügyfelek hozzák a legtöbb bevételt,
• mely szolgáltatások teljesítenek a legjobban,
• hogyan alakulnak a havi bevételek,
• milyen szezonális hatások figyelhetők meg.

Költségelemzés

Megmutatja, mely területeken emelkedtek a kiadások.

Például:

• bérköltség,
• marketing,
• üzemanyag,
• rezsi,
• alvállalkozói díjak,
• irodai költségek,
• szoftverelőfizetések.

Likviditási kimutatás

Talán ez az egyik legfontosabb vezetői riport.

Segítségével látható:

• mennyi pénz áll rendelkezésre,
• milyen nagyobb kifizetések várhatók,
• mikor érkeznek jelentősebb bevételek,
• várható-e likviditási probléma.

Kinnlevőség lista

Megmutatja:

• mely ügyfelek nem fizettek,
• mióta lejártak a számlák,
• mekkora összeg áll kint.

Sok esetben nem a nyereség hiánya okoz problémát, hanem a késedelmes fizetés.

Adóterhelési kimutatás

Segít előre látni:

• a várható áfafizetést,
• a társasági adót,
• a helyi iparűzési adót,
• a járulékokat,
• az egyéb adókötelezettségeket.

Ez jelentősen megkönnyíti a pénzügyi tervezést.

A könyvelő lehet a cégvezető pénzügyi partnere

Sok vállalkozás nem alkalmaz külön pénzügyi vezetőt.

Ennek oka egyszerű: egy teljes munkaidős pénzügyi vezető alkalmazása jelentős költséget jelenthet.

Ez azonban nem jelenti azt, hogy a vállalkozásnak nélkülöznie kell a pénzügyi szemléletet.

Egy felkészült külső könyvelőiroda ugyanúgy képes támogatni a vezetői döntéseket.

Segíthet például:

• pénzügyi kimutatások készítésében,
• költségelemzésben,
• eredményvizsgálatban,
• beruházások előkészítésében,
• adótervezésben,
• likviditás-tervezésben,
• pénzügyi kockázatok feltárásában,
• üzleti döntések előkészítésében.

Természetesen egy könyvelő nem veszi át a cégvezető szerepét, de olyan pénzügyi információkat biztosít, amelyek nélkülözhetetlenek a jó döntésekhez.

Milyen előnyei vannak egy külső könyvelőirodának?

Sokan úgy gondolják, hogy egy külső könyvelő csak adminisztratív feladatokat lát el.

Valójában azonban számos előnyt jelenthet.

Objektív szemlélet

Mivel nem vesz részt a napi működésben, könnyebben felismeri a problémákat és a fejlesztési lehetőségeket.

Szélesebb tapasztalat

Egy könyvelőiroda több tucat vagy akár több száz vállalkozással dolgozik együtt.

Ez azt jelenti, hogy különböző iparágakból szerzett tapasztalatokat tud hasznosítani.

Naprakész jogszabályi ismeretek

A folyamatosan változó adó- és számviteli szabályokat követni időigényes feladat.

A könyvelő feladata, hogy ezekről időben tájékoztassa ügyfeleit.

Költséghatékony megoldás

Egy KKV számára sokkal kedvezőbb lehet egy olyan könyvelőirodával együttműködni, amely egyszerre biztosít könyvelési, pénzügyi és tanácsadási támogatást, mint külön pénzügyi vezetőt alkalmazni.

A könyvelési adatokból üzleti döntések születhetnek

A könyvelés akkor válik igazán értékessé, amikor nem csupán lezár egy hónapot, hanem segít megtervezni a következőt.

Egy jól felépített riportból gyorsan látható például:

• csökkent-e a nyereség,
• nőtt-e az árbevétel,
• romlott-e a fizetési fegyelem,
• emelkedtek-e a működési költségek,
• szükség van-e költségcsökkentésre,
• indokolt-e áremelés,
• megéri-e új beruházást indítani,
• biztonságosan felvehető-e új munkatárs.

Ezek azok az információk, amelyek egy vállalkozás fejlődését valóban támogatják.

Miért fontos a rendszeres kommunikáció?

A jó könyvelő nem csak akkor jelentkezik, amikor közeleg egy bevallási határidő.

A rendszeres egyeztetés lehetővé teszi, hogy a cégvezető időben értesüljön:

• a várható adófizetési kötelezettségekről,
• a pénzügyi kockázatokról,
• a jogszabályváltozásokról,
• az adózási lehetőségekről,
• a működést érintő pénzügyi kérdésekről.

Ez jelentősen csökkenti a váratlan helyzetek kialakulásának esélyét.

A könyvelés már nem csak a múltról szól

A korszerű könyvelés egyik legnagyobb értéke, hogy nem kizárólag a múlt eseményeit rögzíti.

A megfelelően feldolgozott adatok segítségével előre lehet tervezni.

Meg lehet becsülni:

• a várható eredményt,
• az adófizetést,
• a pénzforgalmat,
• a beruházások hatását,
• a költségek alakulását.

Ez a szemlélet sokkal tudatosabb vállalatirányítást tesz lehetővé.

Összegzés

Egy kis- és középvállalkozás számára a könyvelés ma már jóval többet jelenthet a kötelező adminisztrációnál. Ha a könyvelési adatokból rendszeresen készülnek érthető, naprakész vezetői kimutatások, a cégvezető pontosabb képet kap vállalkozása pénzügyi helyzetéről, könnyebben felismeri a kockázatokat, és megalapozottabb üzleti döntéseket hozhat.

Egy felkészült külső könyvelőiroda sok esetben olyan szakmai támogatást tud nyújtani egy KKV számára, amely számos tekintetben felér egy pénzügyi vezető munkájával. Nemcsak a számokat kezeli, hanem segít azok értelmezésében, összefüggéseik megértésében és a vállalkozás jövőjét meghatározó döntések előkészítésében is.

Ha olyan partnert keres, aki nem csupán a kötelező könyvelési feladatokat látja el, hanem valódi támogatást nyújt a vállalkozása működésében, számíthat ránk. Könyvelésben, bérszámfejtésben, adótanácsadásban és üzletviteli kérdésekben egyaránt segítünk, így átfogó képet kapunk cége működéséről, pontosan fel tudjuk mérni, mire van szüksége, és olyan megoldásokat kínálunk, amelyek nemcsak a napi adminisztrációt könnyítik meg, hanem hosszú távon is hozzájárulnak vállalkozása sikeréhez.

Az első konzultáció teljesen ingyenes és kötetlen, ahol lehetősége van megismerni minket és feltenni minden kérdését.
Jelentkezzen bátran, és tapasztalja meg személyesen, hogyan tudunk együtt dolgozni vállalkozása sikeréért.