Mennyibe kerül valójában a könyvelés egy KKV-nak?

A kérdésre, hogy mennyibe kerül valójában a könyvelés egy KKV-nak kérdésre nem lehet egyetlen általános összeggel válaszolni. A könyvelési díj ugyanis nemcsak attól függ, hány számlát állít ki vagy fogad be egy vállalkozás, hanem a cég működésének összetettségétől, adózási formájától, munkavállalóinak számától, áfakötelezettségétől, külföldi ügyleteitől, valamint attól is, hogy pontosan milyen szolgáltatásokat tartalmaz a havi könyvelési díj.

Amikor egy kis- vagy középvállalkozás könyvelési ajánlatokat hasonlít össze, könnyű kizárólag a havidíjra figyelni. Ez azonban félrevezető lehet. Két hasonló összegű ajánlat mögött teljesen eltérő szolgáltatási tartalom állhat. Az egyik szolgáltató kizárólag a bizonylatok rögzítését és a kötelező bevallások elkészítését vállalja, míg egy másik könyvelőiroda rendszeres pénzügyi tájékoztatást, bérszámfejtést, adózási támogatást, hatósági kapcsolattartást és vezetői riportokat is biztosíthat.

A valódi kérdés ezért nem csupán az, hogy mennyibe kerül a könyvelés, hanem az is, hogy mit kap ezért az összegért a vállalkozás. Fontos tudni, mely feladatok tartoznak bele a havi díjba, mely szolgáltatásokért kell külön fizetni, milyen gyakran kommunikál a könyvelő, és mennyire képes támogatni a vállalkozás mindennapi működését.

Mitől függ egy KKV könyvelési díja?

A könyvelés ára minden vállalkozás esetében egyedi. Egy kevés számlával dolgozó tanácsadó cég könyvelése kevesebb adminisztrációval járhat, mint egy több munkavállalót foglalkoztató, készletet kezelő, több bankszámlát használó vagy külföldi partnerekkel dolgozó vállalkozásé.

A könyvelési díj meghatározásakor a szolgáltatók jellemzően az alábbi szempontokat vizsgálják:

• a vállalkozás jogi formája,
• az alkalmazott adózási mód,
• a havi bizonylatok száma,
• a banki tranzakciók mennyisége,
• az áfabevallás gyakorisága,
• a munkavállalók száma,
• a külföldi és devizás ügyletek aránya,
• a vállalkozás iparága,
• a vezetői riportok iránti igény,
• a dokumentumok átadásának módja,
• az adminisztráció rendezettsége.

Ezek a tényezők együttesen határozzák meg, hogy mennyi időt, szakmai figyelmet és felelősségvállalást igényel a vállalkozás könyvelése.

A vállalkozási forma hatása a könyvelés árára

Nem mindegy, hogy egyéni vállalkozásról, betéti társaságról, korlátolt felelősségű társaságról vagy más gazdasági formáról van szó.

Egy egyszerűbb adózású egyéni vállalkozás adminisztrációja általában kevesebb feladattal járhat, mint egy kettős könyvvitelt vezető gazdasági társaságé. Egy társas vállalkozásnál többek között szükség lehet:

• főkönyvi könyvelésre,
• analitikus nyilvántartások vezetésére,
• éves beszámoló elkészítésére,
• társaságiadó-bevallásra,
• saját tőke ellenőrzésére,
• tagi kölcsönök nyilvántartására,
• tárgyi eszközök kezelésére,
• értékcsökkenés elszámolására,
• osztalékfizetés feltételeinek vizsgálatára.

Minél több számviteli és adózási kötelezettség tartozik a vállalkozási formához, annál nagyobb munkát és felelősséget jelent a könyvelés.

Az adózási forma szerepe

A könyvelési díjat jelentősen befolyásolja a vállalkozás adózási módja is. Más feladatok kapcsolódnak egy társasági adó szerint működő céghez, és más nyilvántartásokra van szükség például kisvállalati adózás esetén.

A könyvelő feladata ideális esetben nem merül ki a bevallások elkészítésében. Egy megfelelő szolgáltatás része az is, hogy figyelemmel kísérje:

• az adózási forma feltételeinek teljesülését,
• a bevételi és létszámhatárokat,
• a vállalkozás eredményének alakulását,
• a foglalkoztatási költségeket,
• az esetleges adózási kockázatokat,
• az áttérés lehetőségét más adózási formára.

Egy növekvő vállalkozásnál előfordulhat, hogy a korábban előnyös adózási mód már nem gazdaságos. Ha a könyvelő ezt időben felismeri és jelzi, azzal jelentős költséget takaríthat meg a vállalkozásnak.

A havi bizonylatszám jelentősége

A könyvelési díj meghatározásának egyik leggyakoribb alapja a havi bizonylatok száma. A bizonylat azonban nem kizárólag egy számlát jelent.

A könyvelési munka részét képezhetik:

• a vevői számlák,
• a szállítói számlák,
• a bankszámlakivonatok,
• a bankkártyás tranzakciók,
• a pénztárbizonylatok,
• az előlegszámlák,
• a helyesbítő és sztornószámlák,
• a költségelszámolások,
• a lízing- és hiteldokumentumok,
• a tárgyi eszközökhöz kapcsolódó iratok,
• az egyéb számviteli bizonylatok.

A számlák száma önmagában azonban nem mindig mutatja meg a könyvelési munka tényleges mennyiségét. Száz egyszerű, belföldi számla feldolgozása kevesebb szakmai vizsgálatot igényelhet, mint húsz devizás, külföldi vagy speciális áfakezelésű ügylet könyvelése.

Ezért fontos, hogy az ajánlat ne csak a bizonylatszámot, hanem a tranzakciók jellegét is figyelembe vegye.

Bankszámlák, bankkártyák és pénztárak

A könyvelés során a banki mozgásokat is fel kell dolgozni, majd össze kell vezetni a vevői és szállítói tételekkel.

Ha egy vállalkozás több bankszámlát, devizaszámlát, pénztárat vagy bankkártyát használ, az növeli az egyeztetési feladatok mennyiségét. Ugyanez igaz az online fizetési szolgáltatókra, piacterekre és utánvétes értékesítésekre is.

A könyvelési munka összetettebb lehet, ha a vállalkozás:

• több pénznemben fogad bevételeket,
• több banknál vezet számlát,
• online fizetési rendszereket használ,
• nagy számú bankkártyás vásárlást bonyolít,
• rendszeresen kap összevont elszámolásokat,
• piactereken keresztül értékesít,
• utánvétes fizetéseket kezel.

Ilyen esetekben nemcsak több adatot kell feldolgozni, hanem több eltérést, árfolyamot és pénzügyi kapcsolatot is ellenőrizni kell.

Az áfabevallás gyakorisága és összetettsége

A havi, negyedéves vagy éves áfabevallási kötelezettség szintén hatással van a könyvelési díjra.

Egy havi áfabevalló vállalkozás dokumentumait rendszeresen és rövid határidőn belül kell feldolgozni. A könyvelőnek nemcsak a számlák áfatartalmát kell összesítenie, hanem vizsgálnia kell:

• a számla formai megfelelőségét,
• a teljesítés időpontját,
• az alkalmazott áfakulcsot,
• az áfalevonási jogosultságot,
• a részben vagy egészben le nem vonható áfát,
• az előlegek kezelését,
• az időszaki elszámolású ügyleteket,
• a fordított adózás feltételeit,
• a közösségi ügyleteket,
• az import- és exporttranzakciókat,
• az online számlaadatok és a könyvelés egyezőségét.

Minél összetettebb a vállalkozás áfakezelése, annál nagyobb szakmai figyelmet igényel a könyvelése.

A munkavállalók száma és a bérszámfejtés

A bérszámfejtés gyakran külön díjtételként jelenik meg a könyvelési ajánlatban. Ennek oka, hogy önálló, rendszeres és szigorú határidőkhöz kötött feladatról van szó.

A bérszámfejtés nemcsak a havi munkabér kiszámítását jelenti. A szolgáltatás része lehet:

• a munkavállalók bejelentése és kijelentése,
• a havi bérek számfejtése,
• a bérjegyzékek elkészítése,
• a járulékok kiszámítása,
• a járulékbevallások benyújtása,
• a szabadságok kezelése,
• a betegszabadság elszámolása,
• a táppénzhez kapcsolódó ügyintézés,
• a túlórák és pótlékok kezelése,
• a letiltások nyilvántartása,
• a kilépő dokumentumok elkészítése,
• az éves igazolások összeállítása.

A bérszámfejtés díját nemcsak a munkavállalók száma, hanem a foglalkoztatás összetettsége is meghatározza. Egy fix havi bérrel dolgozó munkavállaló számfejtése egyszerűbb, mint egy változó munkaidőben, műszakrendben vagy teljesítményalapú rendszerben foglalkoztatott dolgozóé.

Külföldi és devizás ügyletek

A külföldi partnerekkel végzett kereskedelem vagy szolgáltatásnyújtás speciális adózási és számviteli kérdéseket vethet fel.

Egy külföldi ügyletnél vizsgálni kell többek között:

• a partner székhelyét,
• a partner adóalanyiságát,
• a közösségi adószám érvényességét,
• a teljesítés helyét,
• az alkalmazandó áfaszabályokat,
• a számlázás helyességét,
• az árfolyam meghatározását,
• az összesítő nyilatkozat szükségességét,
• az esetleges külföldi adókötelezettséget,
• a vám- és importdokumentumokat.

Ezek a tranzakciók több szakmai elemzést igényelnek, ezért rendszerint a könyvelési díjat is növelik.

Az iparág is befolyásolja a könyvelés költségét

Bizonyos tevékenységek könyvelése különleges ismereteket és tapasztalatot igényel.

Összetettebb lehet például:

• az építőipari cégek könyvelése,
• a webáruházak könyvelése,
• a vendéglátóipari vállalkozások kezelése,
• a fuvarozási és logisztikai cégek könyvelése,
• az ingatlanhasznosítással foglalkozó vállalkozások elszámolása,
• a mezőgazdasági vállalkozások könyvelése,
• a pályázati forrásokat felhasználó cégek kezelése,
• az egészségügyi szolgáltatók könyvelése,
• a több projektet párhuzamosan kezelő vállalkozások nyilvántartása.

Egy webáruháznál például össze kell hangolni a számlázóprogram, a fizetési szolgáltatók, a futárszolgálatok, az utánvétes fizetések és a piacterek adatait. Egy építőipari cégnél a fordított adózás, az alvállalkozók és a projektenkénti elszámolás jelenthet többletfeladatot.

Mennyibe kerül a könyvelés egy KKV-nak?

A konkrét könyvelési díj vállalkozásonként jelentősen eltérhet. Az ár függhet attól, hogy egy egyszerű működésű mikrovállalkozásról vagy egy gyorsan növekvő, több munkavállalót foglalkoztató társaságról van szó.

A könyvelők többféle díjazási modellt alkalmazhatnak.

Fix havi könyvelési díj

A fix havidíj egyik legnagyobb előnye a kiszámíthatóság. A vállalkozás minden hónapban ugyanazt az összeget fizeti, feltéve, hogy a működése a szerződésben meghatározott kereteken belül marad.

Fontos azonban tisztázni:

• hány bizonylatig érvényes a díj,
• hány bankszámlát tartalmaz,
• hány munkavállaló kezelését foglalja magában,
• milyen bevallások tartoznak bele,
• mikor és milyen feltételekkel emelkedhet a díj.

A fix díj tehát nem feltétlenül jelent korlátlan szolgáltatást.

Bizonylatszám-alapú díjazás

Ebben a rendszerben a könyvelési díj a feldolgozott bizonylatok számához igazodik. Ez előnyös lehet olyan vállalkozásoknál, amelyek forgalma szezonálisan változik.

Már az ajánlatkéréskor érdemes tisztázni, hogy mi számít egy bizonylatnak. Egy bankszámlakivonat egy dokumentum, vagy minden banki tranzakció külön tétel? Egy többtételes számla egy vagy több bizonylatnak számít? Hogyan kezelik a helyesbítő és sztornószámlákat?

A pontos meghatározás nélkül a vállalkozás nehezen tudja előre kiszámítani a várható költséget.

Csomagalapú könyvelési díj

Sok könyvelőiroda különböző szolgáltatási csomagokat kínál.

Egy alapcsomag általában a kötelező könyvelési és bevallási feladatokat tartalmazza. A magasabb szintű csomagokban ezen felül szerepelhet:

• rendszeres pénzügyi riport,
• adózási konzultáció,
• havi vezetői kimutatás,
• hatósági kapcsolattartás,
• adófolyószámla-ellenőrzés,
• pénzügyi tervezés,
• üzleti döntéstámogatás.

A csomagok összehasonlításakor nemcsak a havi árat, hanem a részletes szolgáltatási tartalmat is meg kell vizsgálni.

Óradíjas és eseti szolgáltatások

Bizonyos feladatok nem tartoznak bele az alap könyvelési díjba, ezért azokat óradíjban vagy külön projektként számolhatják el.

Ilyen lehet például:

• a korábbi időszakok rendbetétele,
• az önellenőrzés,
• a könyvelőváltás során végzett adategyeztetés,
• a hatósági ellenőrzés támogatása,
• az adótanácsadás,
• a szabályzatok elkészítése,
• a cégátvilágítás,
• a pályázati elszámolás,
• az átalakulás vagy végelszámolás kezelése,
• a pénzügyi vagy üzleti tervezés.

A külön díjazás önmagában nem probléma, amennyiben már az együttműködés kezdetén egyértelmű, mely feladatok tartoznak a havi díjba.

Mit kell tartalmaznia a havi könyvelési díjnak?

A „teljes körű könyvelés” kifejezés önmagában nem elég pontos. Szolgáltatónként eltérhet, hogy mit értenek alatta, ezért minden esetben tételes szolgáltatáslistát érdemes kérni.

A gazdasági események könyvelése

A havi díj alapvető része a vállalkozás gazdasági eseményeinek szabályos és naprakész rögzítése.

Ez általában magában foglalja:

• a vevői számlák könyvelését,
• a szállítói számlák könyvelését,
• a banki tranzakciók feldolgozását,
• a pénztári mozgások könyvelését,
• a költségelszámolásokat,
• az előlegek kezelését,
• a tárgyi eszközök nyilvántartását,
• az értékcsökkenés elszámolását,
• a követelések és kötelezettségek nyilvántartását,
• az időbeli elhatárolásokat.

A könyvelésnek nemcsak pontosnak, hanem visszakereshetőnek és ellenőrizhetőnek is kell lennie.

Bevallások elkészítése és benyújtása

A könyvelési ajánlatnak pontosan tartalmaznia kell, hogy a szolgáltató mely bevallásokat készíti el.

A vállalkozás működésétől függően ezek lehetnek:

• áfabevallások,
• járulékbevallások,
• társaságiadó-bevallás,
• kisvállalatiadó-bevallás,
• helyi iparűzési adó bevallása,
• innovációs járulék bevallása,
• cégautóadó-bevallás,
• rehabilitációs hozzájárulás bevallása,
• közösségi összesítő nyilatkozatok,
• egyéb speciális bevallások.

Fontos ellenőrizni, hogy az éves bevallások is benne vannak-e a havi díjban, vagy azokért külön kell fizetni.

Adófizetési értesítők

A megfelelő könyvelési szolgáltatásnak időben tájékoztatnia kell a vállalkozást a fizetendő adókról és járulékokról.

Érdemes tisztázni:

• mikor küldik meg az értesítőt,
• milyen formában érkezik,
• feltüntetik-e a fizetési határidőt,
• megadják-e a bankszámlaszámot,
• jelzik-e a szükséges közleményt,
• előre figyelmeztetnek-e a nagyobb fizetési kötelezettségekre.

A késve megküldött információ likviditási problémát és késedelmi pótlékot is okozhat.

Főkönyvi és analitikus egyeztetések

A könyvelés nem csupán adatbevitel. A nyilvántartásokat rendszeresen ellenőrizni és egyeztetni is kell.

Az egyeztetés kiterjedhet:

• a bankszámlákra,
• a pénztárra,
• a vevőkövetelésekre,
• a szállítói tartozásokra,
• az adófolyószámlára,
• a tárgyi eszközökre,
• a munkavállalókkal kapcsolatos tételekre,
• a tagi kölcsönökre,
• a készletekre,
• az előlegekre,
• a kapcsolt vállalkozásokkal szembeni egyenlegekre.

Rendszeres egyeztetés nélkül a hibák hosszú ideig rejtve maradhatnak, és az éves záráskor jelentős problémát okozhatnak.

Éves zárás és beszámolókészítés

Társas vállalkozásnál az éves zárás és a beszámoló elkészítése kiemelt feladat.

A folyamat része lehet:

• a főkönyvi kivonat ellenőrzése,
• a mérlegtételek egyeztetése,
• a leltárak vizsgálata,
• az értékcsökkenés elszámolása,
• az időbeli elhatárolások rögzítése,
• az értékvesztés vizsgálata,
• a céltartalékok meghatározása,
• az adóalap-módosító tételek számítása,
• a mérleg elkészítése,
• az eredménykimutatás összeállítása,
• a kiegészítő melléklet elkészítése,
• a társasági adó meghatározása,
• a beszámoló közzétételének előkészítése.

Mindenképpen kérdezzen rá, hogy ezek a feladatok szerepelnek-e a havidíjban. Egyes szolgáltatók külön éves zárási díjat vagy úgynevezett tizenharmadik havi díjat számítanak fel.

Hatósági kapcsolattartás

A havi könyvelési díj része lehet a NAV-val és az önkormányzatokkal kapcsolatos alapvető ügyintézés.

Ide tartozhat:

• a hatósági értesítések értelmezése,
• az adófolyószámla ellenőrzése,
• az egyszerűbb adategyeztetések kezelése,
• a bevallások javítása,
• a hiánypótlások előkészítése,
• a hatósági levelek megválaszolása.

Egy teljes adóellenőrzésben való részvétel azonban gyakran külön díjas szolgáltatás. Ezt már a szerződéskötéskor érdemes tisztázni.

Bérszámfejtési szolgáltatások

Amennyiben a vállalkozás munkavállalókat foglalkoztat, meg kell vizsgálni, hogy a bérszámfejtés pontosan milyen szolgáltatásokat foglal magában.

A teljes körű bérszámfejtés része lehet:

• a havi bérszámfejtés,
• a bérjegyzékek elkészítése,
• a közterhek kiszámítása,
• a járulékbevallások benyújtása,
• a be- és kilépők kezelése,
• a szabadságok nyilvántartása,
• a betegszabadság számfejtése,
• a kilépőpapírok elkészítése,
• az éves adóigazolások kiállítása.

A munkaszerződések elkészítése, a munkaügyi szabályzatok vagy a munkajogi tanácsadás nem feltétlenül része a bérszámfejtési díjnak.

Rendszeres vezetői riportok

A könyvelés akkor támogatja igazán a vállalkozást, ha az adatok nemcsak a bevallásokban jelennek meg, hanem érthető kimutatások formájában is rendelkezésre állnak.

Hasznos riport lehet:

• a havi eredménykimutatás,
• a bevételek és költségek alakulása,
• a vevői kinnlevőségek listája,
• a lejárt követelések kimutatása,
• a szállítói kötelezettségek áttekintése,
• a pénzforgalmi helyzet,
• a projektenkénti eredmény,
• a költséghelyenkénti elemzés,
• a terv-tény összehasonlítás,
• az adókötelezettségek előrejelzése.

Nem minden könyvelési csomag tartalmaz ilyen kimutatásokat. Ha a vállalkozás döntéshozatalhoz is használni szeretné a könyvelési adatokat, ezt előre jelezni kell.

Konzultáció és szakmai támogatás

A könyvelő elérhetősége és kommunikációja legalább olyan fontos, mint a könyvelési feladatok elvégzése.

Érdemes tisztázni:

• tartalmaz-e a havidíj konzultációt,
• hány alkalommal lehet kérdezni,
• e-mailben vagy telefonon érhető-e el a könyvelő,
• mennyi az átlagos válaszidő,
• összetett kérdések esetén van-e külön tanácsadási díj,
• jeleznek-e előre fontos változásokat.

A megfelelő könyvelő nemcsak utólag rögzíti a gazdasági eseményeket, hanem előzetesen is segít értékelni egy döntés adózási és pénzügyi következményeit.

Ilyen döntés lehet például:

• új munkavállaló felvétele,
• gépjármű vásárlása vagy lízingje,
• osztalékfizetés,
• beruházás indítása,
• külföldi partnerrel kötött szerződés,
• új telephely megnyitása,
• új tevékenység felvétele,
• hitelfelvétel,
• pályázati forrás felhasználása.

Az előzetes egyeztetés sok esetben komoly problémákat előzhet meg.

Milyen költségek merülhetnek fel a havidíjon felül?

Egy kedvezőnek tűnő havi könyvelési díj mellett számos kiegészítő költség jelenhet meg.

Külön díjas lehet például:

• az éves beszámoló elkészítése,
• az éves zárás,
• a társaságiadó-bevallás,
• a helyi iparűzési adó bevallása,
• az önellenőrzés,
• a korábbi időszakok javítása,
• az adóellenőrzés támogatása,
• az adótanácsadás,
• a számviteli szabályzatok elkészítése,
• a vezetői riportok,
• a könyvelőváltás során végzett adatátvétel,
• a pályázati elszámolás,
• a végelszámolás vagy átalakulás kezelése,
• a soron kívüli kimutatások.

A könyvelési ajánlatokat ezért éves szinten érdemes összehasonlítani, nem kizárólag a havi alapdíj alapján.

Hogyan hasonlítsa össze a könyvelési ajánlatokat?

Kérjen tételes szolgáltatáslistát

Ne elégedjen meg a „teljes körű könyvelés” megfogalmazással. Kérjen pontos felsorolást arról, hogy mit tartalmaz a havi díj.

A szolgáltatáslistának érdemes kitérnie:

• a könyvelési feladatokra,
• a bevallásokra,
• az éves zárásra,
• a beszámolóra,
• a bérszámfejtésre,
• a hatósági kapcsolattartásra,
• a konzultációkra,
• a riportokra,
• a külön díjas szolgáltatásokra.

Ellenőrizze a díjkorlátokat

Vizsgálja meg, hogy az ajánlat milyen keretek között érvényes.

Kérdezzen rá:

• a bizonylatszámra,
• a banki tranzakciók számára,
• a bankszámlák számára,
• a munkavállalói létszámra,
• a bevételi határra,
• a külföldi ügyletek kezelésére,
• az extra tételek díjára.

Fontos azt is tudni, mikor vizsgálják felül a havidíjat, és milyen körülmények esetén emelhetik meg.

Számolja ki a teljes éves költséget

Az ajánlatok összehasonlításakor vegye figyelembe:

• a tizenkét havi alapdíjat,
• az éves zárási díjat,
• a beszámoló díját,
• a bérszámfejtési költséget,
• az éves bevallásokat,
• a várható konzultációs díjakat,
• az egyéb rendszeres költségeket.

Lehetséges, hogy egy magasabb havi díjú ajánlat éves szinten kedvezőbb, mert több szolgáltatást tartalmaz.

Vizsgálja meg a kommunikációt

A jó könyvelő időben válaszol, érthetően kommunikál, és nem csak a bevallási határidők előtt jelentkezik.

Érdemes megkérdezni:

• ki lesz a kapcsolattartó,
• mennyi a válaszidő,
• van-e helyettesítés,
• milyen csatornán történik a kommunikáció,
• mikor küldik az adófizetési értesítőket,
• előre jelzik-e a kockázatokat,
• rendszeresen tájékoztatják-e a vállalkozást.

Egy olcsó könyvelési szolgáltatás is drágává válhat, ha a vállalkozás nem kap időben megfelelő információt.

Nézze meg a digitális megoldásokat

A modern könyvelési folyamatok jelentős része digitálisan is elvégezhető.

Érdemes tisztázni:

• hogyan történik a számlák átadása,
• van-e dokumentumkezelő rendszer,
• összekapcsolható-e a könyvelés a számlázóprogrammal,
• feldolgozhatók-e elektronikus bankszámlakivonatok,
• elérhetők-e online riportok,
• hogyan archiválják a dokumentumokat,
• milyen adatbiztonsági megoldásokat használnak.

A digitális rendszer gyorsíthatja a feldolgozást, csökkentheti a hibák számát és megkönnyítheti a dokumentumok visszakeresését.

Kérdezzen rá a szakmai felelősségre

A könyvelő kiválasztásánál fontos a szakmai biztonság is.

Érdemes ellenőrizni:

• rendelkezik-e felelősségbiztosítással,
• hogyan ellenőrzik a bevallásokat,
• hogyan kezelik az esetleges hibákat,
• milyen felelősségi szabályokat tartalmaz a szerződés,
• hogyan védik a vállalkozás adatait,
• van-e helyettesítési rendszer.

A szerződésnek világosan meg kell határoznia a könyvelő és a vállalkozás feladatait is.

Miért nem mindig a legolcsóbb könyvelés a legjobb?

Az alacsony könyvelési díj önmagában nem jelenti azt, hogy a szolgáltatás rossz. Ugyanakkor fontos megvizsgálni, hogy az árért milyen szakmai tartalom jár.

Egy olcsó ajánlat kockázatos lehet, ha:

• csak a bizonylatok rögzítését tartalmazza,
• nincs rendszeres egyeztetés,
• az éves zárás külön díjas,
• minden kérdésért külön kell fizetni,
• nincs kijelölt kapcsolattartó,
• lassú a kommunikáció,
• nem készülnek kimutatások,
• nem jelzik előre az adózási kockázatokat.

Ezzel szemben egy magasabb havi díj gazdaságosabb lehet, ha rendszeres tanácsadást, proaktív kommunikációt, pénzügyi riportokat és adózási támogatást is tartalmaz.

A könyvelés valódi értéke nem kizárólag abban mérhető, hogy elkészülnek-e a bevallások. A jó könyvelés segíthet:

• elkerülni a bírságokat,
• csökkenteni az adminisztrációs terheket,
• javítani a pénzügyi átláthatóságot,
• időben felismerni a problémákat,
• megalapozni a vezetői döntéseket,
• optimalizálni az adózási folyamatokat.

Mit jelent a proaktív könyvelés?

A hagyományos könyvelés elsősorban a múltbeli gazdasági eseményeket rögzíti. A proaktív könyvelési szemlélet ezzel szemben a jövőbeli döntésekhez is támogatást nyújt.

Egy proaktív könyvelő időben jelezheti, ha:

• jelentősen nő a várható adófizetési kötelezettség,
• romlik a vállalkozás likviditása,
• túl magas a lejárt követelések összege,
• közeledik egy fontos értékhatár,
• felül kell vizsgálni az adózási formát,
• egy ügylet adózási kockázatot jelent,
• változtatni kell a számlázási gyakorlaton,
• érdemes előre megtervezni egy beruházást,
• az osztalékfizetés pénzügyi kockázatot okozhat.

Ez a támogatás különösen fontos a KKV-k számára, ahol az ügyvezető gyakran egyszerre felel a működésért, az értékesítésért, a pénzügyekért és a stratégiai döntésekért.

Mikor érdemes magasabb szintű könyvelési szolgáltatást választani?

Egy egyszerű működésű, induló vállalkozásnak elegendő lehet egy alap könyvelési csomag. Egy növekedésben lévő cég azonban idővel összetettebb támogatást igényelhet.

Magasabb szintű szolgáltatás lehet indokolt, ha a vállalkozás:

• gyorsan növekszik,
• több munkavállalót foglalkoztat,
• több telephellyel működik,
• külföldi partnerekkel dolgozik,
• rendszeres vezetői riportokra tart igényt,
• hitelfelvételt tervez,
• befektetőt szeretne bevonni,
• pályázati forrást használ,
• nagyobb beruházás előtt áll,
• tulajdonosváltást vagy cégvásárlást tervez,
• több vállalkozásból álló cégcsoport része.

Ilyen esetekben a vállalkozásnak nem egyszerűen könyvelőre, hanem pénzügyi és adózási partnerre van szüksége.

Milyen kérdéseket tegyen fel könyvelőválasztás előtt?

A megfelelő könyvelési ajánlat kiválasztásához érdemes az alábbi kérdéseket feltenni:

• Pontosan mit tartalmaz a havi könyvelési díj?
• Hány bizonylatig érvényes az ajánlat?
• Mi számít egy bizonylatnak?
• Tartalmazza-e az éves zárást?
• Benne van-e a beszámoló elkészítése?
• Mely bevallásokat tartalmazza a díj?
• Külön díjas-e a helyi iparűzési adó bevallása?
• Mennyibe kerül a bérszámfejtés?
• Tartalmaz-e rendszeres konzultációt?
• Készülnek-e vezetői riportok?
• Ki lesz a kapcsolattartó?
• Mennyi a várható válaszidő?
• Van-e helyettesítés?
• Hogyan történik a dokumentumok átadása?
• Hogyan kezelik a hatósági megkereséseket?
• Mely feladatokért számítanak fel külön díjat?
• Mikor változhat a havidíj?
• Van-e szakmai felelősségbiztosítás?
• Milyen felmondási feltételek vannak?

Minél pontosabb válaszokat kap, annál könnyebben összehasonlíthatók az ajánlatok.

A könyvelés árát vagy az értékét érdemes nézni?

A könyvelési díj fontos költségtényező, de nem ez az egyetlen szempont. A vállalkozásnak azt is meg kell vizsgálnia, hogy a szolgáltatás milyen értéket és biztonságot nyújt.

Egy megfelelő könyvelési szolgáltatás:

• támogatja a jogszabályi megfelelést,
• csökkenti a hibák kockázatát,
• naprakész adatokat biztosít,
• segíti a pénzügyi tervezést,
• támogatja az adózási döntéseket,
• tehermentesíti a cégvezetést,
• átláthatóbbá teszi a működést,
• elősegíti a vállalkozás növekedését.

A könyvelés valódi költségét ezért nemcsak a havi számla összege határozza meg. Figyelembe kell venni a hibás bevallásokból, a rossz döntésekből, az elmaradt tájékoztatásból és a hiányos pénzügyi információkból eredő kockázatokat is.

Összegzés: mennyibe kerül valójában a könyvelés egy KKV-nak?

Egy KKV könyvelési díja a vállalkozás méretétől, adózási formájától, bizonylatforgalmától, munkavállalói létszámától, iparágától és a szükséges szolgáltatások körétől függ.

A könyvelési ajánlatokat ezért nem kizárólag a havi díj alapján érdemes összehasonlítani. Fontos megvizsgálni:

• mit tartalmaz a havidíj,
• milyen korlátok vonatkoznak rá,
• mely szolgáltatások külön díjasak,
• tartalmazza-e az éves zárást,
• milyen kommunikációra számíthat,
• kap-e rendszeres pénzügyi tájékoztatást,
• mennyi lesz a teljes éves költség.

A megfelelő könyvelő nemcsak a múltbeli gazdasági eseményeket rögzíti, hanem segít átlátni a vállalkozás pénzügyi helyzetét, felismerni a kockázatokat és megalapozottabb döntéseket hozni.

Könyvelésben, bérszámfejtésben, adótanácsadásban és üzletviteli kérdésekben egyaránt tudunk segíteni. Ennek köszönhetően nem csupán egy-egy adminisztrációs feladatot látunk, hanem a vállalkozás teljes működését és az egyes területek közötti összefüggéseket is. Így pontosabban fel tudjuk mérni, mire van szüksége a cégének, és olyan megoldásokat tudunk kialakítani, amelyek a felmerülő problémák kezelésében és a hosszú távú fejlődésben is támogatják vállalkozását.

Az első konzultáció teljesen ingyenes és kötetlen, ahol lehetősége van megismerni minket és feltenni minden kérdését.
Jelentkezzen bátran, és tapasztalja meg személyesen, hogyan tudunk együtt dolgozni vállalkozása sikeréért.